... Vorbereitung und Durchführung von Generalversammlungen
Mit einer
erfolgreichen Generalversammlung können Sie Ihre Corporate Governance nachhaltig
stärken und Vertrauen aufbauen. Hierbei geht es um weit mehr als einen
Pflichtanlass. Richtig umgesetzt dient die Generalversammlung als eines der
wichtigsten Kommunikationsmittel der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrates.
Der konstruktive Dialog zwischen den Aktionären, Aktionärsvereinigungen,
Analysten und der Presse mit dem gesamten Management Ihrer Gesellschaft wird
gefördert und dadurch aktive Imagepflege betrieben. Gründe genug, diesen
wichtigen Anlass nicht ungenutzt zu lassen. Geben Sie Ihrer Generalversammlung
den angemessenen Stellenwert! Profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung
und unseren top modernen informationstechnischen Lösungen vom Softwaresystem
GV-Manager bis hin zum optionalen Televoter!
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| Unsere Vision für das Shareholder Services Geschäft lautet: „Unsere kompetenten
Mitarbeiter machen uns mit innovativen Lösungen zum bevorzugten
Generalunternehmer für Shareholder Services in der Schweiz.“ Machen Sie sich
selbst ein Bild darüber, weshalb diese Vision, Schritt für Schritt erfolgreich
umgesetzt wird: |
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| Der, wie "AREGIS", ebenfalls von uns entwickelte "GV-Manager" ermöglicht die
zuverlässige und aktionärsfreundliche Vorbereitung und Durchführung von
Generalversammlungen, angefangen von der Avisierung der Aktionäre über die
Verarbeitung der Eintrittskartenbestellung, der Vollmachtserteilung und
Eintrittskontrolle bis zur Durchführung von Abstimmungen und
Ergebnispräsentationen – auf Wunsch mit Televoting in Sekundenschnelle.
GV-Manager und AREGIS haben dieselbe Programmphilosophie und Benutzerführung.
Beide Programme verfügen über automatisierte Datenschnittstellen. |
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| Unsere Produkte und Dienstleistungen können
analog zu unserer Aktienregisterlösung bedarfsgerecht in verschiedenen
Betriebsformen in Anspruch genommen werden: |
| Eine weiterführende Beschreibung der verschiedenen angebotenen Betriebsformen
Eigenbetrieb (EB), Application Service Providing (ASP) sowie Business Process
Outsourcing (BPO) finden Sie unter Aktienregister. |
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Klicken Sie hier für die GV-Manager Produktbeschreibung als PDF Download!
Darin erhalten Sie weitere Informationen über die Basisarchitektur, den
Funktionsumfang sowie die Systemvoraussetzungen. |
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Bei der Generalversammlung gibt es eine Reihe von Tätigkeiten, und
unterschiedliche Betriebsformen. Je nach Anspruch der Gesellschaft ist es
möglich, Abstimmungen nur mündlich bzw. mit Stimmenzählern durchzuführen oder
aber mit Systemunterstützung in schriftlicher Form bis hin zu einem Televoter
Einsatz. Untenstehend finden Sie eine Übersicht der anfallenden Tätigkeiten mit
der von uns
angebotenen Unterstützung sowie Informationen über die verschiedenen
Durchführungsvarianten von Generalversammlungen: |
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 Wir Unterstützen
Sie in allen Belangen rund um Ihre Generalversammlung
Im Folgenden werden die typischen
Tätigkeiten, welche im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung mit
einer Generalversammlung anfallen, aufgelistet:
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Kick-Off-Meeting für die Generalversammlung und Regiebesprechung
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Aufsetzen des Mandanten im GV-Manager mit Grundparametrisierung und Import der
Daten der avisierten Aktionäre, inkl. Qualitätskontrolle
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Optionales Einrichten für einen automatisierten Scannerrücklauf für
automatisierte OMR (Optical Mark Recognition) mit voll im GV-Manager
integrierter Lesung
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Erstellen des Layouts für die Eintritskarten Verarbeiten des Rücklaufes
entweder manuell oder automatisiert (Scanner mit OMR): Eintrittskarten,
Vollmachten und Publikationsbestellungen
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Erstellen und versenden der Eintrittskarten sowie der Publikationsbestellungen
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Erstellen der standard Management Reports mit Übersicht über Karten und
Vollmachten Deltaimports während der Vorbereitungsphase mit ensprechenden
Operationen, falls erforderlich (Für Aktionär ohne Bestand muss z.B. Karte
gesperrt werden, optional kann ein Rückforderungsschreiben erstellt werden)
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Transport des Materials an den GV-Tag und Inbetriebnahme, optional mit
Funkkomponenten für Televotereinsatz, Hauptprobe Optional (Technik-personal)
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GV-Abwicklung vor Ort mit gewünschter Unterstützung
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Abbau und Rücktransport des Materials
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Auswertungen bei Bedarf
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Durchführungsvariante ohne GV-Manager Systemeinsatz
Die Daten für die Avisierung werden von AREGIS exportiert. Via Word-Serienbrief
wird die Eintrittskarte gedruckt und der Einladung beigelegt. Die Präsenz wird
einmalig manuell mit Hilfe von Excel berechnet. Nach Beginn der GV wird die
Präsenz nicht mehr nachgeführt. Die Abstimmung erfolgt normalerweise durch
Handerhebung – bei schriftlichen Abstimmungen werden die Nein Stimmen zu Protokoll
genommen und das Ergebnis manuell berechnet.
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Durchführungsvariante
mit GV-Manager, Abstimmung mit Coupons
Die Daten für die Avisierung werden von AREGIS exportiert. Via Word-Serienbrief
oder bei grösseren Volumen über eine Druckversandstrasse wird das Anmeldeformular
für die Bestellung von Eintrittskarten, die Erteilung von Vollmachten und evtl.
Bestellung von Publikationen erstellt. Die Rücklauferfassung erfolgt im GV-Manager.
Die Präsenz wird laufend nachgeführt. Für jede Abstimmung wird eine eigene Präsenz berechnet.
Die Abstimmung erfolgt normalerweise durch Handerhebung. Bei schriftlichen Abstimmungen werden typischerweise
die Nein - und Enthaltungs - Coupons eingesammelt und das Ergebnis mit dem
GV Manager berechnet.
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Durchführungsvariante
mit GV-Manager, Abstimmung mit Televoter
Diese Variante wird empfohlen, um Abstimmungsresultate detailliert mit minimaler
Zeitdifferenz zur Abstimmung zu präsentieren.
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Support
und
Service Level Vereinbarung
Support wird bei
uns ganz gross geschrieben. Wir wollen, dass unsere Kunden
durch eine optimale Unterstützung beste Arbeitsresultate erzielen.
Der Support erfolgt im Eigenbetrieb (EB) im Rahmen einer separaten Supportvereinbarung, welche auf
einem SWICO Basisvertrag aufsetzt. Im Application Service Providing (ASP) und Business Process Outsourcing
(BPO) wird ein detailliertes Service Level Agreement (SLA) vereinbart, worin die gelieferten Leistungen
und Verfügbarkeiten verbindlich festgehalten sind.
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Informationssicherheitsmanagement
Informationssicherheitsmanagement wird bei uns als Teil des Risikomanagements
innerhalb unseres Qualitätsmanagement Systems betrachtet. Informationen sind ein kritischer Erfolgsfaktor für alle
Organisationen geworden. Jede Bedrohung der Informationen kann einen großen
Verlust bedeuten. Daher müssen die Informationen geschützt werden.
Informationssicherheitsmanagement kümmert sich um die Informationen.
Entsprechend des führenden Informationssicherheitsmanagementstandards ISO 17999
können die Ziele des Informationssicherheitsmanagement beschrieben werden als
die Erhaltung von:
Vertraulichkeit: Informationen dürfen nur autorisierten Personen zugänglich
sein.
Integrität: Sicherstellung der Genauigkeit und Vollständigkeit der Informationen
und informationsverarbeitenden Methoden.
Verfügbarkeit: Informationen müssen verfügbar sein, wenn sie gebraucht werden.
Das Informationssicherheitsmanagementsystem besteht formal aus den Elementen,
die wir aus dem Qualitätsmanagement kennen. Das Kernstück des
Informationssicherheitsmanagement ist das Audit oder die Lückenanalyse, um
Bereiche mit Verbesserungsmöglichkeiten aufzudecken.
Zusätzlich bietet die IT Infrastructure Library, kurz ITIL, einen Leitfaden zur
Unterteilung der Funktionen und Organisation der Prozesse, die im Rahmen des
serviceorientierten (im Gegensatz zum technologieorientierten) Betriebs einer
IT-Infrastruktur eines Unternehmens entstehen (IT Service Management).
Informationssicherheitsmanagement wird bei uns ganz gross geschrieben. Dies ist
für einen professionellen und absolut sicheren ASP und BPO Service
unerlässlich.
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