Hybride Generalversammlung

Hybride Generalversammlung reibungslos, rechtssicher und flexibel durchführen

Hybride Generalversammlungen bieten ein Höchstmass an Flexibilität für Aktionärinnen und Aktionäre, indem sie wahlweise physisch vor Ort oder bequem digital teilnehmen können. Die Kombination ist aber organisatorisch eine Herausforderung. DEVIGUS sorgt mit langjähriger Expertise dafür, dass sämtliche technischen Komponenten und organisatorischen Abläufe nahtlos ineinandergreifen.

Was ist eine hybride Generalversammlung?

Mit der Aktienrechtsrevision 2023 wurde die virtuelle Generalversammlung rechtlich verankert – seither sind neben klassischen, physischen GV auch virtuelle Generalversmmlungen möglich. Eine hybride GV kombiniert die zwei Formen: Sie bietet einen oder mehrere Austragungsorte sowie die Möglichkeit zur Online-Teilnahme.

Die technische Lösung muss in der Lage sein, die Identität der Teilnehmenden zweifelsfrei zu überprüfen sowie ihre Stimmabgabe und die Abstimmungsergebnisse unmittelbar zu übertragen. Zudem muss gewährleistet sein, dass alle Teilnehmenden Anträge stellen und sich an den Diskussionen beteiligen können.

Ihre Vorteile bei einer hybriden Generalversammlung mit DEVIGUS

• Digitale Authentifizierung der Teilnehmenden: Digitale Authentifizierung der Teilnehmenden: Über unseren vollintegrierten Online‑Votantenschalter können sich Aktionärinnen und Aktionäre unkompliziert digital authentifizieren, um an der Generalversammlung teilzunehmen und sich schriftlich zu Wort zu melden.
• Live-Abstimmungen und latenzfreie Übertragung der Ergebnisse: Präsenz- und Online-Abstimmungen sind nahtlos integriert, das ermöglicht eine sofortige Auszählung und Auswertung der Ergebnisse.
• Rechtssicherheit: Unsere gesamte Software-Suite erfüllt alle gesetzlichen und regulatorischen Auflagen. Mit den zertifizierten Prozesse und signierten Protokollen müssen Sie sich keine Sorgen über Reputationsschäden durch anfechtbare Beschlüsse oder gar FINMA-Sanktionen machen.
• Informationssicherheit und Datenschutz: Wir legen grossen Wert auf Informationssicherheit und sind nach den entsprechenden ISO-Normen ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert.
• Grosse Flexibilität: Unsere Lösung kann massgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse sowie Ihr Corporate Design angepasst werden und lässt sich für Generalversammlungen jeder Grösse skalieren. Egal, ob Sie wenige Dutzend oder tausende Teilnehmende erwarten. Alle Wortmeldungen werden bei Bedarf zudem simultan auf Deutsch, Englisch und Französisch übersetzt.

Kerneigenschaften einer hybriden Generalversammlung mit DEVIGUS

Diese Eigenschaften zeichnen von uns organisierte hybride Generalversammlungen aus:

Umfassendes Teilnehmermanagement

Aktionärinnen und Aktionäre können sich flexibel für die Teilnahme vor Ort oder für die virtuelle Übertragung der GV anmelden – und ihre Teilnahmeform bis kurz vor Beginn der Veranstaltung problemlos anpassen. Dabei ist die sichere Authentifizierung für Online-Teilnehmer über unseren Online-Votantenschalter sichergestellt.

Hochwertige Live-Übertragungen

Ein Multi-Kamera-Setup sorgt für professionelle Bildqualität, während die Echtzeit-Untertitelung und Simultanübersetzungen dafür sorgen, dass Ihre Aktionärinnen und Aktionäre der Veranstaltung optimal folgen können. Adaptive Streaming-Technologie sorgt dabei für die optimale Darstellung und Bildqualität auf allen Endgeräten.

Interaktive Teilnahmemöglichkeiten

Online-Teilnehmende können Fragen und Wortmeldungen per Text einreichen und so auch aus der Ferne gezielt Informationen erfragen und am Diskurs teilnehmen. Zudem sind die Integration von Live-Audio- oder Videobeiträgen von remote zugeschalteten Aktionärinnen und Aktionären und ein moderiertes Q&A-Management möglich, die für eine faire Beteiligung aller Teilnehmenden sorgen.

Synchronisierte Abstimmungen

Vor-Ort- und Online-Teilnehmende geben ihre Stimmen zeitgleich ab. Die Stimmen werden dabei in Echtzeit erfasst und umgehend ausgewertet und präsentiert. So ist die faire Beteiligung aller Aktionärinnen und Aktionäre, unabhängig von ihrem Standort, sicherstellt.

Lückenlose Dokumentation

Sämtliche Wortbeiträge und Abstimmungen, Videomitschnitte und Online-Interaktionen werden von unserer Software automatisch protokolliert und archiviert. So erhalten Sie für jede Generalversammlung ein rechtssicheres Versammlungsprotokoll ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.

Erweiterte Analysemöglichkeiten

Erstellen Sie genau die Auswertungen, die Sie benötigen. Von detaillierten Auswertungen des Teilnahmeverhaltens der Aktionärinnen und Aktionäre über vergleichende Analysen des Abstimmungsverhaltens nach Teilnahmeform, beispielsweise statistische Auswertungen zu Unterschieden zwischen physisch und virtuell teilnehmenden Aktionären bei kritischen Abstimmungen, bis hin zu umfassenden Reportings für den Vorstand und Aufsichtsrat mit individualisierbaren Dashboards, Trendanalysen und automatisch generierten Handlungsempfehlungen.

Die Integration unserer Aktienregister-Software AREGIS und GVMANAGER für physische Versammlungen ermöglichen den nahtlosen Datenaustausch und eine konsolidierte Sicht auf sämtliche Aktionärsdaten.

So funktioniert die Durchführung einer hybriden GV mit DEVIGUS Schritt für Schritt?

1. Vorbereitung: Unsere Expertinnen und Experten richten die hybride Infrastruktur und die  Teilnehmerverwaltung ein.
2. Zugangsverwaltung: Über unsere Software-Lösungen wie GVMANAGER und den Online-Votanten-Schalter stellen Sie die Authentifizierung aller Teilnehmenden sicher – vor Ort und digital.
3. Live-Übertragung: Ein hochwertiges Audio- und Video-Setup und moderne Streaming-Lösungen sorgen für eine professionelle Übertragung der Veranstaltung an Online-Teilnehmer.
4. Interaktive Teilnahme: Alle Teilnehmenden können sich.während der Veranstaltung unkompliziert zu Wort melden oder Fragen stellen – mündlich oder schriftlich. Unabhängig davon, ob sie vor Ort oder digital anwesend sind.
5. Abstimmungen: Alle Aktionärinnen und Aktionäre geben ihre Stimmen zeitgleich ab. Die Stimmen werden ohne Verzögerung ausgezählt, sodass die Resultate sofort verfügbar sind.
6. Nachbereitung: Die Software erstellt automatisch eine umfassende Dokumentation und Auswertung der hybriden Versammlung.

Stellen Sie Compliance und Datenschutz bei einer hybriden GV mit DEVIGUS sicher

Unsere Lösungen gewährleisten, dass Sie bei der Durchführung einer hybriden Generalversammlung alle regulatorischen Vorgaben einhalten.

Rechtssicherheit und Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften

Wir stehen dafür ein, dass die Durchführung Ihrer hybriden GV alle gesetzlichen Anforderungen  des Schweizer Aktienrechts und internationale Best Practices erfüllt. Unsere Prozesse und Systemen werden regelmässig von einem spezialisierten Team von Rechtsexperten überprüft und an neue Entwicklungen in der Regulierung von virtuellen und hybriden Generalversammlungen angepasst.

Starker Datenschutz und IT-Sicherheit

Alle Datenübertragungen unserer Software-Lösungen sind mit einer Ende-to-Ende-Verschlüsselung gesichert, sodass sensible Informationen auf dem Weg vom Sender zum Empfänger nicht abgefangen oder entschlüsselt werden können. Strikte Zugriffskontrollen und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verhindern darüber hinaus, dass unbefugte Personen Zugang zu kritischen Systemen oder vertraulichen Daten erhalten können. Über regelmässige Penetrationstests und umfassende Sicherheitsaudits durch unabhängige Drittanbieter identifizieren und beheben wir potenzielle Schwachstellen frühzeitig.

Höchste Integrität der Abstimmungsergebnisse

Aufwändige Verfahren sorgen für eine zuverlässige Identitätsprüfung aller Teilnehmenden und eine fälschungssichere Erfassung und langfristige Speicherung von Abstimmungen und Wortmeldungen. Transparente Prozesse erlauben darüber hinaus eine unabhängige Verifizierung aller Versammlungsergebnisse.

Physische Generalversammlung

Planen Sie Ihre nächste GV komplett vor Ort? Der GVMANAGER vereinfacht die Organisation einer rechtssicheren und alle regulatorischen Vorgaben erfüllenden Generalversammlung. Profitieren Sie von unserem Know-how und unserer Erfahrung. Mehr erfahren.

Virtuelle Generalversammlung

Die Organisation einer zu 100 % digitalen GV ist anspruchsvoll. Mit unseren Software-Lösungen können Sie sich darauf verlassen, dass alle Aktionärinnen und Aktionäre teilnehmen können und die Abstimmungsresultate rechtssicher sind. Mehr erfahren.

Häufige Fragen zur Durchführung von hybriden Generalversammlungen mit DEVIGUS

Warum ist DEVIGUS der richtige Partner für die Durchführung einer hybriden Generalversammlung?

Wir unterstützen Unternehmen jeglicher Grösse seit über 20 Jahren bei der Durchführung von Generalversammlungen – ob physisch, virtuell oder hybrid – und passen unsere Lösungen regelmässig an sich ändernde rechtliche und technologische Rahmenbedingungen an. So konnten wir die erste hybride Live-Demo einer Generalversammlung  in der Schweiz durchführen.

Unser interdisziplinäres Team wird nach Bedarf mit externen Juristen und Eventmanagerinnen ergänzt, sodass wir Ihrem Unternehmen in jeder Phase der GV-Organisation zur Seite stehen und für höchste Qualität sowie Rechtssicherheit sorgen können.

Wie viel Vorlaufzeit braucht DEVIGUS für die Organisation einer hybriden Generalversammlung?

Für die Durchführung einer reibungslosen Generalversammlung sind zwölf Wochen Vorbereitungszeit nötig. Falls Sie bereits unsere Aktionärsverwaltungssoftware AREGIS nutzen, kann die Vorlaufzeit auf 6 – 8 Wochen reduziert werden.

Kann die Generalversammlung auch rein physich oder virtuell durchgeführt werden?

Kann die Generalversammlung auch rein physisch oder virtuell durchgeführt werden? Ja, unsere flexible Plattform ermöglicht die effiziente und rechtssichere Durchführung von physischen und rein virtuellen Generalversammlungen.

Wie läuft die technische Betreuung am Tag der Generalversammlung ab?

Ein Team von DEVIGUS ist vor und während der gesamten Generalversammlung vor Ort. Wir übernehmen die Installation und Einrichtung unserer Lösung,  die Durchführung der Einlasskontrolle und stellen so einen reibungsfreien Ablauf sicher. Über redundante Datenzentren in der Schweiz und Fallback‑Streaming stellen wir sicher, dass die sichere Datenübertragung jederzeit gewährleistet ist. Bei dringenden Fragen können Sie uns zudem rund um die Uhr auf unserer Support-Hotline erreichen.