Physische Generalversammlung

Durchführung Ihrer Generalversammlung mit dem GVMANAGER – effizient und professionell

Eine Generalversammlung zu organisieren, kann schnell zur Belastung für Ihr Team werden. Denn es warten zahllose Aufgaben und Stolpersteine: vom Einladungsmanagement über unklare Abläufe bis hin zu technischen Pannen.

Devigus übernimmt die Durchführung der Generalversammlung – professionell und effizient. Verlassen Sie sich mit dem GVMANAGER auf einen reibungslosen Ablauf sowie transparente und rechtssichere Abstimmungsergebnisse. So entlasten Sie nicht nur Ihr Team, sondern schaffen auch zusätzliches Vertrauen bei Ihren Aktionärinnen und Aktionären.

Ihre Vorteile mit einer von Devigus organisierten Generalversammlung

• Rechtssicherheit: Unsere gesamte Software-Suite erfüllt durchgängig die Anforderungen von Audits und alle regulatorischen Auflagen. Mit den zertifizierten Prozesse und signierten Protokollen müssen Sie sich keine Sorgen über Reputationsschäden durch anfechtbare Beschlüsse oder gar FINMA-Sanktionen machen.
• Informationssicherheit und Datenschutz: Wir legen grossen Wert auf Informationssicherheit und sind nach den entsprechenden ISO-Normen ISO 27001, ISO 27017 und ISO 27018 zertifiziert.
• Grosse Flexibilität: Unsere Lösung kann massgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse sowie Ihr Corporate Design angepasst werden und lässt sich für Generalversammlungen jeder Grösse skalieren. Egal, ob Sie wenige Dutzend oder tausende Teilnehmende erwarten.
• Präzise Echtzeit-Abstimmungen: Mit GVMANAGER-Live führen Sie Live-Abstimmungen präzise und transparent durch – mit speziell dafür konzipierten Geräten oder direkt über das Smartphone der Teilnehmenden (BYOD).
• Simultanübersetzungen: Alle Wortmeldungen werden bei Bedarf simultan auf Deutsch, Englisch und Französisch übersetzt.

Das zeichnet von Devigus durchgeführte Generalversammlungen aus

Der GVMANAGER verfügt über zahlreiche Funktionen, die Ihnen die Organisation und Durchführung Ihrer Generalversammlung erleichtern. Unter anderen Folgende:

Umfassendes Einladungsmanagement

Mit der automatisierten Erstellung und dem Versand individueller Einladungen an alle Aktionärinnen und Aktionäre sowie der umfassenden Verarbeitung sämtlicher Rückmeldungen und Vollmachten inklusive elektronischer Stimmabgabe (E-Voting), sparen Sie Aufwand,  vermeiden Fehler und stärken die Aktionärsbeteiligung. Die Software ermöglicht darüber hinaus ein effizientes Management von personalisierten Zutrittskarten und rechtssicheren Stimmrechtsausweisen.

Effiziente Teilnehmerregistrierung

Die hocheffiziente Einlasskontrolle per Barcode-Scanning beschleunigt das Einlassverfahren und minimiert Warteschlangen bei Ihrer Generalversammlung. Zudem wird der Teilnehmerstatus aller anwesenden Aktionärinnen und Aktionäre automatisch in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie jederzeit eine umfassende Übersicht über sämtliche anwesende Stimmen und das vertretenes Kapital haben. Das ermöglicht eine präzise Dokumentation der Beschlussfähigkeit und transparente Entscheidungsprozesse.

Lückenlose Dokumentation

GVMANAGER zeichnet alle Abstimmungsergebnisse lückenlos auf und erstellt sämtliche Protokolle und Beschlüsse  nach den Abstimmungen automatisch. Zudem erhalten Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Berichte und Dokumente gemäss den aktuellen regulatorischen Anforderungen.

Umfangreiche Analysen und Reporting

Sie erhalten auf einen Blick detaillierte Statistiken zur Teilnahme und zum Abstimmungsverhalten der Anwesenden. Zudem erlaubt der GVMANAGER schnelle Vergleichsanalysen mit früheren Generalversammlungen und die professionelle Präsentation sämtlicher Daten. In individuell anpassbaren und massgeschneiderten Berichten für Management und Verwaltungsrat stellt die Software automatisch die Informationen zusammen, die für strategische Entscheidungen und die Aktionärskommunikation relevant sind.

Unkomplizierte Konfigurationen

Der GVMANAGER lässt sich problemlos gemäss Ihren Bedürfnissen konfigurieren, zum Beispiel mit der Integration zusätzlicher Hardware-Komponenten wie Grossbildschirmen oder professionellen Audioanlagen. Für maximale Kontrolle und ein optimales Teilnehmererlebnis.

Wie läuft die Organisation einer Generalversammlung mit dem GVMANAGER ab?

1. Vorbereitung: Richten Sie das GVMANAGER-System mit Ihren individuellen Daten und Traktanden ein.
2. Einladungsmanagement: Versenden Sie die Einladungen an die GV und verarbeiten Sie die Rückmeldungen.
3. Teilnehmerregistrierung: Am Tag der GV wird die Einlasskontrolle effizienter – dank der vorgängigen digitalen Registrierung aller Teilnehmenden.
4. Durchführung der Versammlung: Unterstützung bei Präsentationen und Abstimmungen
5. Abstimmungsauswertung: Die Software liefert eine Echtzeit-Auswertung der Abstimmungsresultate und unterstützt Sie bei der Präsentation.
6. Nachbereitung: Im Nachgang erstellen Sie unkompliziert sämtliche Protokolle und gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente.

Hybride Generalversammlung

Wir unterstützen Sie mit unseren innovativen Software-Lösungen, sodass die Teilnahme an der hybriden GV für alle Aktionärinnen und Aktionäre möglich ist und Sie die Ergebnisse der rechtssicheren Abstimmungen sofort auswerten können. Mehr erfahren.

Virtuelle Generalversammlung

Die Organisation einer zu 100 % digitalen GV ist anspruchsvoll. Mit unseren Software-Lösungen können Sie sich darauf verlassen, dass alle Aktionärinnen und Aktionäre teilnehmen können und die Abstimmungsresultate rechtssicher sind. Mehr erfahren.

Sichern Sie die Compliance Ihrer physischen Generalversammlung mit dem GVMANAGER

Die Integrität der Generalversammlung und insbesondere der Abstimmungen ist ein zentraler Punkt. Mit dem GVMANAGER stellen Sie sichern, dass Sie alle regulatorischen Anforderungen erfüllen.

Sichere Einhaltung aller gesetzlicher Vorschriften

Der GVMANAGER ist vollständig  mit dem schweizerischen Obligationenrecht konform und berücksichtigt alle Anforderungen der FINMA für kotierte Unternehmen. Unsere Fachexperten aktualisieren die Software regelmässig, sodass sie stets die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen erfüllt.

Starker Datenschutz und -sicherheit

Alle sensiblen Daten werden bei der Übertragung und Speicherung mit einer starken Verschlüsselung versehen. Zudem sorgen strenge Zugriffskontrollen und ein umfassendes Benutzerrechte-Management sowie regelmässige Sicherheitsaudits und Penetrationstests für den nötigen Datenschutz.

Höchste Integrität der Abstimmungen

Vor der Stimmabgabe wird die Stimmberechtigung aller Teilnehmenden mehrfach überprüft, zudem erfasst und speichert der GVMANAGER die Ergebnisse aller Abstimmungen fälschungssicher. Unabhängige Stellen können die Resultate in Nachgang unkompliziert verifizieren.

Häufige Fragen zur Durchführung von physischen Generalversammlungen mit dem GVMANAGER

Warum ist Devigus der richtige Partner für mich?

Wir unterstützen Unternehmen jeglicher Grösse seit über 20 Jahren bei der Durchführung von Generalversammlungen – ob physisch, virtuell oder hybrid. Wir ergänzen unser interdisziplinäres Team nach Bedarf mit externen Juristen und Eventmanagerinnen, sodass wir Ihrem Unternehmen in jeder Phase der GV-Organisation mit unserem ganzheitlichen Ansatz zur Seite stehen können.

Wie viel Vorlaufzeit braucht Devigus für die Organisation?

Für die Organisation einer reibungslosen Generalversammlung sind zwölf Wochen nötig. Falls Sie bereits unsere Aktionärsverwaltungssoftware AREGIS nutzen, kann die Vorlaufzeit auf 6 – 8 Wochen reduziert werden.

Kann die Generalversammlung auch hybrid oder virtuell ergänzt werden?

Ja, unsere flexible Plattform ermöglicht die effiziente und rechtssichere Durchführung von hybriden und rein virtuellen Generalversammlungen.

Wie läuft die technische Betreuung am Tag der Generalversammlung ab?

Ein Team von Devigus ist vor und während der gesamten Generalversammlung vor Ort. Wir übernehmen die Installation und Einrichtung unserer Lösung,  die Durchführung der Einlasskontrolle und stellen so einen reibungsfreien Ablauf sicher.

Wie schnell können wir auf Auswertungen und Analysen nach der GV zugreifen?

Der GVMANAGER erstellt sämtliche Analysen unverzüglich. Sämtliche Personen mit den entsprechenden Berechtigungen können direkt auf die Auswertungen zugreifen und sofort erste Erkenntnisse aus den Daten ziehen.