Steigende Portokosten ab 2027: Wie Unternehmen den GV-Versand digitalisieren und sparen
Aug 14, 2026
Steigende Portokosten ab 2027: Wie Unternehmen den GV-Versand digitalisieren und sparen
Ab dem 1. Januar 2027 kostet ein A-Post-Brief im Standardformat CHF 1.40 statt bisher CHF 1.20, ein B-Post-Brief CHF 1.10 statt CHF 1.00. Gleichzeitig sinkt die Gewichtsgrenze für Standardbriefe von 100 auf 50 Gramm. Für Unternehmen mit hohen GV-Versandmengen können daraus erhebliche Mehrkosten entstehen.
Der bevorstehende Kostenanstieg ist deshalb ein guter Anlass, den bisherigen GV-Versand grundsätzlich zu überprüfen. Wer die Einladung zur Generalversammlung digital verschickt, senkt die direkten Kosten für Porto, Druck, Verpackung und Versand. Gleichzeitig lassen sich Abläufe vereinfachen und ein digitaler Kommunikationskanal zum Aktionariat aufbauen. Der geringere Einsatz von Papier und physischen Transporten kann zudem die Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens unterstützen.
Der physische Versand wird zunehmend teurer
Bei einer GV-Einladung beschränkt sich der Aufwand nicht auf das Porto. Zu den Gesamtkosten gehören auch Papier, Druck, Verpackung, Versandvorbereitung, Datenaufbereitung und die Bearbeitung unzustellbarer Sendungen.
Hinzu kommen Opportunitätskosten: Die Zeit, die Mitarbeitende für Adresskorrekturen, die Koordination von Druckaufträgen, die Prüfung von Versandlisten oder die Bearbeitung von Rückläufen aufwenden, steht nicht für die gezielte Aktionärskommunikation und andere wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung.
Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen des Briefversands dürften anspruchsvoll bleiben. Gemäss dem Geschäftsbericht der Schweizerischen Post sank die Briefmenge 2025 um 4,2 Prozent auf 1,49 Milliarden Sendungen. Dadurch verteilen sich weitgehend fixe Kosten auf eine abnehmende Zahl von Sendungen. Die Post bezeichnet den strukturellen Rückgang der Briefmengen entsprechend als wesentliche wirtschaftliche Herausforderung. Geschäftsbericht 2025 der Schweizerischen Post
Gleichzeitig verändern sich die Erwartungen des Aktionariats. Für jüngere Aktionärinnen und Aktionäre gehören digitale Zugänge und ortsunabhängig verfügbare Informationen zunehmend zum Alltag. Die Erhebung des Bundesamts für Statistik zeigt deutliche Unterschiede bei den digitalen Kompetenzen verschiedener Altersgruppen. Daraus lässt sich ableiten, dass die Bedürfnisse innerhalb des Aktionariats unterschiedlich sein können. Eine hybride Versandstrategie trägt diesen Unterschieden besser Rechnung als die ausschliessliche Nutzung eines einzigen Kanals. Bundesamt für Statistik, digitale Kompetenzen 2025
Unternehmen sollten daher weder mit langfristig sinkenden Kosten des physischen Versands rechnen noch ausschliesslich auf einen einzigen Kommunikationskanal setzen. Eine digitale oder hybride Versandstrategie kann die laufenden Kosten reduzieren und zugleich unterschiedlichen Erwartungen an eine zeitgemässe Aktionärskommunikation Rechnung tragen.
Digitalisierung spart mehr als Porto
Der finanzielle Vorteil ist der offensichtlichste Grund für die Umstellung. Mindestens ebenso wichtig ist die Entlastung der internen Abläufe.
Bei einem geeigneten digitalen Prozess können Versandpräferenzen strukturiert erfasst und für künftige Aussendungen genutzt werden. Das reduziert manuelle Arbeitsschritte und erleichtert die Vorbereitung. Gleichzeitig stehen Informationen schneller zur Verfügung, und Aktionärinnen und Aktionäre können ortsunabhängig darauf zugreifen.
Wer dem digitalen Versand zugestimmt hat, kann im Rahmen der hinterlegten Präferenzen und der geltenden Anforderungen auch für weitere relevante Aktionärskommunikation digital erreicht werden. Damit entsteht über die GV-Einladung hinaus ein zusätzlicher Kommunikationskanal. Unternehmen können Informationen gezielter, schneller und mit weniger operativem Aufwand bereitstellen.
Auch die Nachhaltigkeitsstrategie profitiert. Weniger physische Sendungen bedeuten weniger Papier, Druck, Verpackung und Transport. Die Umstellung kann deshalb als konkrete Reduktionsmassnahme in eine Nachhaltigkeits- oder Net-Zero-Strategie aufgenommen werden. Für eine formelle Anrechnung und Berichterstattung sollte die Emissionswirkung methodisch nachvollziehbar gemessen und dokumentiert werden. Aktuelle Net-Zero-Standards priorisieren konkrete Emissionsreduktionen in den eigenen Abläufen und entlang der Wertschöpfungskette. Science Based Targets initiative, Corporate Net-Zero Standard
Für Unternehmen ergeben sich insbesondere folgende Vorteile:
- weniger Kosten für Porto, Druck, Verpackung und Versand
- geringerer administrativer Aufwand
- weniger manuelle Bearbeitung von Rückläufen
- tiefere Opportunitätskosten in den zuständigen Teams
- schnellere und kontinuierlichere Aktionärskommunikation
- besser messbare Nutzung der digitalen Kanäle
- weniger Papier, Material und physischer Transport
- ein konkreter Beitrag zur Nachhaltigkeits- und Net-Zero-Strategie
Was ein Praxisbeispiel aus dem Jahr 2026 zeigt
Das Potenzial wird an einem Beispiel eines SMI-Unternehmens sichtbar. Von rund 200’000 angeschriebenen Aktionärinnen und Aktionären führten rund 40’000 die im Schreiben vorgesehene Aktion aus. Von dieser Gruppe stellten etwa 25 Prozent auf die Zustellung per E-Mail um. Das entspricht rund 10’000 Personen beziehungsweise 5 Prozent aller Angeschriebenen im ersten Jahr.
Bereits dieser erste Schritt reduziert die Zahl künftiger physischer Aussendungen und die damit verbundenen Versand- und Prozesskosten.
Das Beispiel zeigt drei Dinge: Erstens kann ein bestehender Briefversand gezielt als Ausgangspunkt für die digitale Umstellung genutzt werden. Zweitens lässt sich bereits im ersten Jahr ein messbarer Anteil des Aktionariats gewinnen. Drittens wächst das Einsparpotenzial mit jeder weiteren Aussendung, die digital erfolgen kann.
Auf GVMANAGER-Live haben inzwischen rund 75’000 Aktionärinnen und Aktionäre ein Konto erstellt. Die Zahl zeigt, dass ein beträchtlicher Teil des Aktionariats bereit ist, digitale Zugänge zu nutzen. Entscheidend ist, den Wechsel einfach, verständlich und vertrauenswürdig zu gestalten.
Wie die Umstellung in der Praxis sicher gelingt
Die Digitalisierung des GV-Versands ist kein isoliertes IT-Projekt. Sie betrifft die Statuten, das Aktienregister, die Aktionärskommunikation, interne Zuständigkeiten und den zeitkritischen Ablauf der GV-Vorbereitung. Die Umstellung sollte deshalb als bereichsübergreifendes Projekt geplant werden.
1. Rechtliche und statutarische Grundlage klären
Zu Beginn ist zu prüfen, welche Form der Mitteilungen die Statuten vorsehen und ob diese den elektronischen Versand der GV-Einladung zulässt. Art. 626 OR zählt die Form der Mitteilungen an die Aktionärinnen und Aktionäre zum notwendigen Statuteninhalt. Gemäss Art. 700 OR muss der Verwaltungsrat die Generalversammlung mindestens 20 Tage vor dem Versammlungstag in der statutarisch vorgesehenen Form einberufen. Die konkrete Umsetzung sollte gesellschafts- und datenschutzrechtlich geprüft werden. Obligationenrecht auf Fedlex
2. Zielbild und Verantwortlichkeiten definieren
Vor der technischen Umsetzung braucht es ein klares Zielbild. Soll zunächst nur die GV-Einladung digital verschickt werden oder sollen später auch weitere Informationen an das Aktionariat folgen? Wird der digitale Versand schrittweise eingeführt oder für bestimmte Gruppen von Beginn an als bevorzugte Variante angeboten?
Gleichzeitig sind die Zuständigkeiten zwischen den beteiligten Fachbereichen, der Aktienregisterführung, der IT und den externen Partnern festzulegen. Alle Beteiligten sollten wissen, wer die Daten freigibt, den Versand auslöst, Rückmeldungen bearbeitet und bei Problemen entscheidet.
3. Daten und Kommunikationspräferenzen verlässlich erfassen
Der digitale Versand funktioniert nur mit aktuellen Daten und eindeutig hinterlegten Präferenzen. E-Mail-Adressen, Registrierungen und die Wahl des Kommunikationskanals müssen strukturiert erfasst und mit dem Aktienregister abgestimmt werden.
Dabei sollte nachvollziehbar sein, wann und auf welchem Weg eine Aktionärin oder ein Aktionär auf den digitalen Versand umgestellt hat. Auch Änderungen, unzustellbare E-Mails und ein allfälliger Wechsel zurück zum postalischen Versand benötigen einen definierten Prozess.
4. Den Wechsel für das Aktionariat einfach gestalten
Die erste Aktivierung kann über einen bestehenden Briefversand erfolgen. Dieser sollte einen klaren Handlungsaufruf und einen möglichst direkten Zugang zur Registrierung enthalten. Denkbar sind beispielsweise ein persönlicher Code oder ein QR-Code, der unmittelbar zum Anmeldeprozess führt.
Der Nutzen muss auf Anhieb verständlich sein: schnellerer Zugang zu den Unterlagen, ortsunabhängige Verfügbarkeit und weniger Papier. Registrierung, Bestätigung und spätere Anmeldung sollten mit möglichst wenigen Schritten funktionieren. Ebenso wichtig sind verständliche Hilfestellungen für Personen, die bei der Umstellung Unterstützung benötigen.
5. Den GV-kritischen Prozess absichern
Vor dem ersten digitalen Versand sollten sämtliche Schritte getestet werden. Dazu gehören die Datenübernahme aus dem Aktienregister, die korrekte Zuordnung der Versandpräferenzen, die digitale Bereitstellung der Unterlagen und der Umgang mit unzustellbaren Nachrichten.
Zusätzlich braucht es einen klaren Ausweichprozess. Ist eine digitale Zustellung nicht möglich, muss rechtzeitig entschieden werden können, ob und wie eine physische Sendung ausgelöst wird. Zuständigkeiten, Kontrollpunkte und Eskalationswege sollten vor Beginn der GV-Saison dokumentiert sein.
6. Wirkung über mehrere Jahre messen
Der Erfolg zeigt sich nicht allein an der Zahl neuer digitaler Konten. Unternehmen sollten auch die verbleibende Briefmenge, die Zustellqualität, den operativen Aufwand und die Kosten pro erreichtem Aktionär auswerten.
Weniger physische Sendungen reduzieren unmittelbar den Bedarf an Papier, Druck, Verpackung und Transport. Ob und in welchem Umfang daraus eine anrechenbare Emissionsreduktion entsteht, sollte methodisch nachvollziehbar gemessen und dokumentiert werden.
Die Umstellung ist damit kein einmaliger Versandentscheid. Sie schafft eine langfristige Grundlage für eine effizientere, direktere und besser messbare Aktionärskommunikation.
Fazit
Die angekündigten Preisanpassungen der Post ab 2027 erhöhen den Handlungsdruck. Der grössere Nutzen der Digitalisierung liegt jedoch in ihrer langfristigen Wirkung: weniger wiederkehrende Versandkosten, weniger operative Arbeit und ein modernerer Zugang zur Aktionärskommunikation.
Unternehmen müssen dabei nicht auf einen Schlag vollständig auf Papier verzichten. Bereits eine schrittweise Erhöhung der digitalen Quote kann messbare Einsparungen erzielen. Entscheidend sind ein einfacher Registrierungsprozess, verlässliche Daten, klare Kommunikationspräferenzen und eine saubere Einbettung in die bestehenden GV-Prozesse.
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