Virtuelle Generalversammlung in der Schweiz: Rechtliche und technische Anforderungen

Seit der Revision des Schweizer Aktienrechts können Generalversammlungen dauerhaft vollständig virtuell durchgeführt werden. Für Unternehmen eröffnet dies neue Möglichkeiten: Aktionärinnen und Aktionäre können unabhängig von ihrem Standort teilnehmen, räumliche und organisatorische Aufwände lassen sich reduzieren und Prozesse rund um die Generalversammlung stärker digitalisieren.

Eine virtuelle Generalversammlung ist jedoch weit mehr als eine Videoübertragung mit elektronischer Abstimmung. Die gesetzlichen Anforderungen an die Wahrnehmung der Aktionärsrechte gelten auch im virtuellen Raum. Gleichzeitig wird die technische Infrastruktur zu einem zentralen Bestandteil der ordnungsgemässen Durchführung.

Unternehmen sollten deshalb rechtliche, organisatorische und technische Aspekte von Beginn an gemeinsam planen.

Was ist eine virtuelle Generalversammlung?

Bei einer virtuellen Generalversammlung nehmen die Aktionärinnen und Aktionäre ausschliesslich über elektronische Mittel an der Versammlung teil. Anders als bei einer hybriden Generalversammlung besteht kein physischer Tagungsort, an dem Aktionäre persönlich teilnehmen können.

Das Schweizer Obligationenrecht unterscheidet insbesondere zwischen:

• physischer Generalversammlung: Teilnahme an einem oder mehreren physischen Tagungsorten;
• hybrider Generalversammlung: physische GV mit zusätzlicher elektronischer Teilnahme;
• virtueller Generalversammlung: Durchführung vollständig mit elektronischen Mitteln und ohne Tagungsort.

Die entsprechenden Möglichkeiten wurden mit dem am 1. Januar 2023 in Kraft getretenen neuen Aktienrecht dauerhaft im Obligationenrecht verankert.

Welche rechtlichen Voraussetzungen gelten?

Die virtuelle Generalversammlung ist insbesondere in Art. 701d bis 701f OR geregelt.

1. Statutarische Grundlage

Eine vollständig virtuelle Generalversammlung ist nur zulässig, wenn die Statuten der Gesellschaft diese Möglichkeit vorsehen.

Unternehmen, deren Statuten noch keine entsprechende Bestimmung enthalten, müssen deshalb zunächst eine Statutenänderung durch die Generalversammlung beschliessen.

2. Unabhängiger Stimmrechtsvertreter

Bei einer virtuellen Generalversammlung muss der Verwaltungsrat in der Einberufung grundsätzlich einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen.

Für börsenkotierte Gesellschaften ist dieser zwingend vorgesehen. Bei nicht börsenkotierten Gesellschaften können die Statuten unter den gesetzlichen Voraussetzungen einen Verzicht ermöglichen.

3. Aktionärsrechte müssen vollständig gewährleistet bleiben

Die zentrale Bestimmung für die technische Ausgestaltung ist Art. 701e OR.

Der Verwaltungsrat regelt die Verwendung der elektronischen Mittel und muss sicherstellen, dass:

1. die Identität der Teilnehmenden feststeht;
2. die Voten in der Generalversammlung unmittelbar übertragen werden;
3. jeder Teilnehmer Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen kann;
4. das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.

Die virtuelle Durchführung darf damit nicht zu einer Einschränkung der Mitwirkungsrechte führen. Die Technologie muss vielmehr ermöglichen, dass die Aktionärinnen und Aktionäre ihre Rechte auch digital ordnungsgemäss ausüben können.

Eine gute Übersicht über den rechtlichen Rahmen und die praktische Umsetzung bietet ergänzend der Beitrag „Virtuelle Generalversammlung: Rechtsrahmen und Praxisleitfaden“ von WEKA.

Die technische Plattform wird Teil der Corporate Governance

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Technologie oder Plattform vor. Für das Unternehmen bedeutet diese Technologieneutralität jedoch nicht, dass die technische Umsetzung beliebig ausgestaltet werden kann.

Im Gegenteil: Da wesentliche Aktionärsrechte über die Plattform ausgeübt werden, wird deren Funktionsfähigkeit unmittelbar relevant für die ordnungsgemässe Durchführung der Generalversammlung.

Eine professionelle Lösung sollte deshalb deutlich mehr leisten als eine klassische Videokonferenz.

Aus Unternehmenssicht sind insbesondere folgende Bereiche zu prüfen.

Sichere Identifikation und Zugangskontrolle

Nur berechtigte Personen dürfen Zugang zur Generalversammlung und zu den entsprechenden Aktionärsfunktionen erhalten.

Dafür können beispielsweise personalisierte Zugangsdaten, individuelle Aktivierungscodes oder zusätzliche Authentifizierungsverfahren eingesetzt werden.

Die technische Lösung muss gleichzeitig berücksichtigen, dass nicht jeder Teilnehmer dieselben Rechte besitzt. So können beispielsweise Aktionäre, Bevollmächtigte, Verwaltungsratsmitglieder, Revisionsstelle, Notariat, unabhängiger Stimmrechtsvertreter und technische Betreiber unterschiedliche Rollen und Berechtigungen benötigen.

Idealerweise erfolgt die Berechtigungsprüfung direkt auf Basis der für die Generalversammlung massgebenden Aktionärsdaten.

Integration mit dem Aktienregister

Bei Gesellschaften mit Namenaktien sollte die virtuelle GV nicht isoliert vom Aktienregister betrachtet werden.

Vor der Generalversammlung muss eindeutig feststehen:

• wer zur Teilnahme berechtigt ist;
• wie viele Aktien beziehungsweise Stimmen eine Person vertritt;
• welche Vollmachten vorliegen;
• welche Instruktionen bereits an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter erteilt wurden;
• wie Mutationen zwischen Einladung und Generalversammlung behandelt werden.

Eine zuverlässige Abstimmung zwischen Aktienregister, Anmeldeprozess und GV-System reduziert manuelle Schnittstellen und damit verbundene Fehlerquellen.

Elektronische Abstimmungen müssen nachvollziehbar und zuverlässig sein

Die elektronische Stimmabgabe gehört zu den geschäftskritischsten Funktionen einer virtuellen GV.

Das System muss sicherstellen, dass die jeweils stimmberechtigten Aktien korrekt berücksichtigt werden und das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann.

In der Praxis sind deshalb unter anderem folgende Funktionen wichtig:

• eindeutige Zuordnung von Stimmrechten;
• korrekte Berücksichtigung von Vollmachten und Vertretungsverhältnissen;
• kontrollierter Beginn und Abschluss einer Abstimmung;
• unmittelbare Berechnung des Resultats;
• nachvollziehbare Dokumentation der Abstimmung;
• klare Darstellung der Ergebnisse für den Vorsitz;
• Schutz vor mehrfacher oder unberechtigter Stimmabgabe.

Darüber hinaus sollte definiert sein, wie während einer laufenden Generalversammlung mit Änderungen, Korrekturen oder aussergewöhnlichen Situationen umgegangen wird.

Wortmeldungen, Fragen und Gegenanträge

Eine virtuelle GV darf nicht zu einer reinen Übertragung der vorbereiteten Präsentationen werden.

Art. 701e OR verlangt ausdrücklich, dass die Teilnehmenden Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können.

Die technische Plattform sollte deshalb einen klaren Prozess für Wortmeldungen, Fragen und Anträge bereitstellen.

Je nach Veranstaltungskonzept können beispielsweise folgende Möglichkeiten kombiniert werden:

• schriftliche Fragen über die GV-Plattform;
• digitale Anmeldung für eine Wortmeldung;
• Live-Zuschaltung eines Aktionärs mit Audio oder Video;
• strukturierte Übergabe der Wortmeldung an den Vorsitz;
• Erfassung und Bearbeitung spontaner Gegenanträge.

Insbesondere der Umgang mit spontanen Anträgen sollte vor der GV sowohl organisatorisch als auch technisch durchgespielt werden.

Das Moderationsteam muss wissen, wie ein Antrag erfasst, rechtlich geprüft, in das Abstimmungssystem übernommen und anschliessend zur Abstimmung gebracht wird.

Livestream und Echtzeitkommunikation

Eine stabile Bild- und Tonübertragung ist für eine virtuelle GV elementar. Dabei geht es nicht allein um eine hochwertige Videoqualität.

Entscheidend ist, dass die Kommunikation gemäss Art. 701e OR unmittelbar erfolgen kann.

Unternehmen sollten deshalb unter anderem auf folgende Punkte achten:

• ausreichende Systemkapazitäten für die erwartete Teilnehmerzahl;
• möglichst geringe Verzögerung der Übertragung;
• stabile Audio- und Videoverbindungen;
• Browser- und Gerätekompatibilität;
• keine unnötigen Installationen oder technischen Hürden für Aktionäre;
• gegebenenfalls mehrere Sprachkanäle;
• barrierearme Gestaltung der Benutzeroberfläche.

Für international zusammengesetzte Aktionariate können Simultanübersetzung oder parallele Audiokanäle zusätzlich erforderlich sein.

IT-Sicherheit und Datenschutz

Eine virtuelle Generalversammlung verarbeitet verschiedene sensible Unternehmens- und Personendaten. Neben Stammdaten der Aktionäre können dazu Login-Informationen, Beteiligungsdaten, Vollmachten, Wortmeldungen und Abstimmungsinformationen gehören.

Das Thema Informationssicherheit sollte deshalb bereits bei der Auswahl des technischen Dienstleisters berücksichtigt werden.

Zu prüfen sind beispielsweise:

• Standort der Rechenzentren;
• Verschlüsselung bei Datenübertragung und Speicherung;
• Zugriffs- und Berechtigungskonzepte;
• Multi-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge;
• Schutz vor unberechtigten Zugriffen und Cyberangriffen;
• Monitoring der Systeme während der Veranstaltung;
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Aktivitäten;
• Backup- und Wiederherstellungskonzepte;
• Umgang mit Unterauftragnehmern;
• Lösch- und Aufbewahrungskonzepte;
• Einhaltung des Schweizer Datenschutzgesetzes.

Der EDÖB empfiehlt für elektronische Kommunikationslösungen unter anderem angemessene technische und organisatorische Schutzmassnahmen, Verschlüsselung sowie eine sorgfältige Prüfung der Datenbearbeitung und der eingesetzten Anbieter.

Gerade für börsenkotierte Unternehmen sollte deshalb nicht allein der Funktionsumfang einer Plattform ausschlaggebend sein. Informationssicherheit, Datenschutz und betriebliche Stabilität sollten Teil der Evaluation sein.

Redundanz und Ausfallsicherheit sind besonders wichtig

Bei einer physischen Generalversammlung kann ein technischer Defekt häufig durch organisatorische Massnahmen überbrückt werden. Bei einer vollständig virtuellen Generalversammlung bildet die technische Infrastruktur dagegen den eigentlichen Versammlungsraum.

Ein Ausfall kann deshalb wesentlich gravierendere Konsequenzen haben.

Art. 701f OR sieht vor: Treten während der Generalversammlung technische Probleme auf, aufgrund derer die Generalversammlung nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann, muss sie wiederholt werden. Bereits vor dem Auftreten der technischen Probleme gefasste Beschlüsse bleiben grundsätzlich gültig.

Unternehmen sollten deshalb ein konkretes Business-Continuity- und Notfallkonzept für die GV definieren.

Dazu können gehören:

• redundante Internetverbindungen am Produktionsstandort;
• redundante Streaming- und Systemkomponenten;
• laufendes technisches Monitoring;
• definierte Eskalationsstufen;
• Backup-Systeme;
• alternative Kommunikationskanäle;
• Support-Hotline für Aktionäre;
• klar geregelte Entscheidungsbefugnisse bei technischen Störungen.

Ebenso wichtig ist die Unterscheidung zwischen einem individuellen Problem eines einzelnen Teilnehmers und einer systemischen Störung, welche die ordnungsgemässe Durchführung der Generalversammlung beeinträchtigt.

Der Umgang mit solchen Situationen sollte vorab mit den rechtlich Verantwortlichen festgelegt werden.

Ein detaillierter Probelauf ist unverzichtbar

Eine virtuelle GV sollte nicht erstmals am Tag der Veranstaltung vollständig zusammengesetzt werden.

Ein umfassender End-to-End-Test vor der Generalversammlung ist empfehlenswert.

Dabei sollten möglichst alle relevanten Rollen einbezogen werden:

• Verwaltungsratspräsident oder Vorsitz;
• Verwaltungsrat und Geschäftsleitung;
• Corporate Secretary beziehungsweise Legal;
• Investor Relations;
• unabhängiger Stimmrechtsvertreter;
• Revisionsstelle;
• gegebenenfalls Notariat;
• Regie und Produktion;
• technischer GV-Dienstleister.

Während der Probe sollten nicht nur die vorgesehenen Abläufe getestet werden.

Gerade Ausnahmesituationen sind besonders wertvoll:

Was passiert, wenn eine Abstimmung wiederholt werden muss?

Was passiert bei einem spontanen Gegenantrag?

Wie wird ein Aktionär für eine Wortmeldung live zugeschaltet?

Was geschieht bei einer Unterbrechung der Internetverbindung?

Wer entscheidet bei einem technischen Zwischenfall über Unterbruch oder Fortsetzung der GV?

Ein solcher Probelauf ist damit nicht nur eine technische Generalprobe, sondern gleichzeitig ein Test der organisatorischen Governance.

Die Aktionärsperspektive nicht vergessen

Eine technisch sichere Lösung ist nur dann erfolgreich, wenn sie auch vom Aktionariat einfach genutzt werden kann.

Der gesamte Prozess sollte deshalb aus Sicht eines Aktionärs getestet werden; beginnend bei der Einladung.

Wie viele Schritte sind erforderlich, um an der GV teilzunehmen? Ist das Login verständlich? Funktioniert die Plattform auf Tablet und Smartphone? Ist unmittelbar ersichtlich, wie abgestimmt oder eine Frage gestellt werden kann?

Hilfreich sind beispielsweise:

• ein kurzer technischer Leitfaden zusammen mit der Einladung;
• eine verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung;
• frühzeitig mögliche Systemchecks;
• eine Supportmöglichkeit vor der GV;
• eine Hotline oder ein Live-Support während der Veranstaltung;
• eine kurze Einführung in die Funktionen zu Beginn der GV.

Gerade bei einer erstmaligen virtuellen Durchführung kann eine möglichst niedrige technische Eintrittsschwelle die Akzeptanz erheblich erhöhen.

Was gehört in die Einberufung?

Auch bei einer virtuellen Generalversammlung gelten die allgemeinen gesetzlichen Anforderungen an die Einberufung.

Zusätzlich sollte für die Aktionäre eindeutig erkennbar sein, wie die elektronische Teilnahme funktioniert.

Neben den ordentlichen Angaben zur GV sind daher insbesondere Informationen zu folgenden Punkten sinnvoll:

• virtuelle Form der Durchführung;
• Anmeldeverfahren;
• Zugang zur Plattform;
• Zustellung beziehungsweise Aktivierung persönlicher Zugangsdaten;
• technische Mindestanforderungen;
• Verfahren für Abstimmungen und Wahlen;
• Möglichkeiten für Fragen, Anträge und Wortmeldungen;
• Kontaktmöglichkeiten bei technischen Problemen;

Ein ausführlicher technischer Leitfaden kann die eigentliche Einladung ergänzen.

Besondere Beschlüsse frühzeitig berücksichtigen

Nicht jede Generalversammlung besteht ausschliesslich aus wiederkehrenden Standardtraktanden.

Sind beispielsweise Statutenänderungen, Kapitalmassnahmen oder andere Geschäfte vorgesehen, für welche eine öffentliche Beurkundung erforderlich ist, sollte die virtuelle Durchführung frühzeitig mit dem zuständigen Notariat abgestimmt werden.

Auch aussergewöhnliche Abstimmungsverfahren, umstrittene Traktanden oder eine hohe erwartete Anzahl von Wortmeldungen können Einfluss auf die technische und organisatorische Ausgestaltung haben.

Die Agenda sollte deshalb bereits in einer frühen Projektphase auf Besonderheiten geprüft werden.

Welche Vorteile bietet eine virtuelle GV?

Bei professioneller Umsetzung kann die virtuelle Generalversammlung sowohl für das Unternehmen als auch für das Aktionariat Vorteile bieten.

Ortsunabhängige Teilnahme

Aktionärinnen und Aktionäre können unabhängig von ihrem Wohnort teilnehmen. Gerade bei einem internationalen Aktionariat können Reiseaufwand und geografische Hürden reduziert werden.

Weniger physische Infrastruktur

Eine grosse Veranstaltungslocation, Bestuhlung, Zutrittskontrollen und verschiedene weitere infrastrukturelle Leistungen können teilweise entfallen.

Skalierbarkeit

Eine digitale Plattform kann auch bei einem grossen Aktionariat eine hohe Zahl potenzieller Teilnehmer unterstützen, ohne dass entsprechende physische Kapazitäten bereitgestellt werden müssen.

Digitalisierte Prozesse

Anmeldung, Identifikation, Abstimmungen, Fragen und Resultate können in einem integrierten digitalen Prozess verarbeitet werden.

Neue Möglichkeiten für die Aktionärskommunikation

Informationen, Präsentationen, Abstimmungen und Interaktion können auf einer Plattform zusammengeführt werden. Dies eröffnet Möglichkeiten, die User Experience der Aktionäre gezielter zu gestalten.

Virtuell bedeutet nicht automatisch einfacher

Die virtuelle GV reduziert bestimmte physische Aufwände, verlagert gleichzeitig aber einen Teil der Komplexität in die Technologie.

Bei einer physischen Veranstaltung steht die Organisation eines Veranstaltungsortes im Vordergrund. Bei einer virtuellen GV müssen insbesondere Plattform, Identifikation, elektronische Stimmrechte, Live-Kommunikation, IT-Sicherheit und Ausfallsicherheit zuverlässig zusammenspielen.

Aus diesem Grund sollte die Entscheidung zwischen physischer, hybrider und virtueller Durchführung nicht allein aufgrund potenzieller Kosteneinsparungen getroffen werden.

Relevant sind unter anderem:

• Struktur und Grösse des Aktionariats;
• bisherige Teilnehmerzahlen;
• internationale Zusammensetzung;
• erwartete Anzahl Wortmeldungen;
• Corporate-Governance-Anforderungen;
• technische Infrastruktur;
• interne Ressourcen;
• gewünschte Aktionärserfahrung.

Fazit: Recht, Prozesse und Technologie gemeinsam betrachten

Die virtuelle Generalversammlung ist seit 2023 eine vollwertige Form der Generalversammlung im Schweizer Aktienrecht.

Für Unternehmen bietet sie die Möglichkeit, die GV stärker zu digitalisieren und Aktionärinnen und Aktionären eine ortsunabhängige Teilnahme zu ermöglichen. Gleichzeitig entstehen neue Anforderungen an die technische Infrastruktur und die Organisation.

Entscheidend ist deshalb nicht allein, ob eine Generalversammlung virtuell durchgeführt werden kann, sondern wie zuverlässig die gesamte Prozesskette funktioniert.

Aktienregister, Teilnehmeridentifikation, Vertretungsverhältnisse, Live-Kommunikation, elektronische Abstimmungen, Aktionärsrechte, IT-Sicherheit und Notfallmanagement sollten als zusammenhängender Prozess betrachtet werden.

Wer diese Bereiche frühzeitig koordiniert, die technischen Abläufe umfassend testet und klare Verantwortlichkeiten definiert, schafft die Voraussetzungen für eine sichere, effiziente und für das Aktionariat einfach zugängliche virtuelle Generalversammlung.

Virtuelle Generalversammlung mit Devigus

Devigus unterstützt Schweizer Unternehmen bei der Vorbereitung und Durchführung von Generalversammlungen sowie bei der Führung des Aktienregisters. Dabei verbinden wir die organisatorischen Abläufe einer GV mit den erforderlichen technischen Systemen und langjähriger Erfahrung in der Durchführung von Generalversammlungen.

Sie prüfen eine virtuelle oder hybride Durchführung Ihrer nächsten Generalversammlung? Gerne zeigen wir Ihnen in einem unverbindlichen Austausch, welche organisatorischen und technischen Anforderungen für Ihr Unternehmen relevant sind.

‍